سياسة الخصوصية

1. الغرض ونطاق التطبيق

تحترم الجمعية السعودية للعمود الفقري («الجمعية») خصوصية زوار موقعها وأعضائها والممارسين الصحيين والباحثين والمشاركين في مؤتمراتها. وتوضح هذه السياسة كيفية جمع البيانات الشخصية واستخدامها والإفصاح عنها وتخزينها وحمايتها، بصفتها جهة تحكم في البيانات الخاصة بخدماتها، وفق نظام حماية البيانات الشخصية السعودي ولائحته التنفيذية والمتطلبات النظامية ذات الصلة، مع مراعاة التزامات الحوكمة المطبقة على الجهات غير الربحية.

2. فئات البيانات ومصادرها

بحسب الخدمة، قد تجمع الجمعية البيانات التي يقدمها المستخدم، مثل الاسم والبريد الإلكتروني والهاتف والمسمى المهني والتخصص وجهة العمل والمؤهلات وطلبات العضوية والتسجيل في الفعاليات والملخصات العلمية وانتماءات المؤلفين وسجلات الحضور والشهادات والاستفسارات والمراسلات. وقد تحتفظ بمبلغ الدفع وتاريخه ومرجعه وحالته وبيانات الاسترداد. وقد تشمل البيانات التقنية عنوان الإنترنت ونوع المتصفح والجهاز وسجلات الوصول وملفات الارتباط. وتحدد الحقول الإلزامية عند الجمع، مع الاقتصار على البيانات اللازمة للغرض المحدد.

3. أغراض المعالجة ومسوغاتها

تُعالج البيانات لإدارة العضوية والفعاليات والتسجيل وتحكيم الملخصات وإصدار الشهادات والرد على الاستفسارات وتسوية المدفوعات والمبالغ المستردة وإرسال إشعارات الخدمة وحماية الموقع وتحسينه والوفاء بالالتزامات النظامية والمالية. وتستند المعالجة إلى المسوغ النظامي المناسب، بما في ذلك الموافقة أو الضرورة التعاقدية أو الالتزام النظامي أو المصالح المشروعة حيث يجيز النظام ذلك. وتخضع الرسائل الترويجية الاختيارية للمسوغ المناسب والموافقة عند لزومها. ويمكن سحب الموافقة عبر رابط إلغاء الاشتراك أو البريد Admin@saudispine.org دون المساس بمشروعية المعالجة السابقة.

4. المدفوعات ومزود الخدمة السعودي

تتم المدفوعات الإلكترونية الخاصة بالعضوية والمؤتمرات وخدمات الجمعية الأخرى عبر مزود خدمة دفع مقره المملكة العربية السعودية، ويلتزم بالمتطلبات النظامية والتنظيمية السعودية المنطبقة عليه. ويتولى المزود معالجة معلومات الدفع من خلال بنيته التقنية ويتحمل التزاماته النظامية الخاصة. وقد تحتفظ الجمعية ببيانات محدودة للعمليات اللازمة للإدارة والمحاسبة والمطابقة والاسترداد. ويجب التحقق قبل النشر من كيفية تعامل المزود فعليًا مع بيانات البطاقات والمتعاقدين الفرعيين ومواقع التخزين، ولا يُفهم من هذا النص أن الجمعية لا تصل مطلقًا إلى بيانات البطاقات ما لم يُتحقق من ذلك.

5. توطين تخزين البيانات داخل المملكة

تُحفظ جميع البيانات الشخصية المخزنة بواسطة الجمعية أو نيابة عنها من خلال موقعها وخدماتها الإلكترونية المرتبطة به، بما في ذلك قواعد البيانات والنسخ الاحتياطية ذات الصلة، على خوادم موجودة فعليًا داخل المملكة العربية السعودية. ولا تسمح الجمعية بتخزين هذه البيانات خارج المملكة. ولا يعني التخزين المحلي بالضرورة عدم الوصول أو المعالجة من خارج المملكة؛ إذ تُقيّم أي ممارسة من هذا النوع بصورة مستقلة وفق المتطلبات السعودية المنطبقة. وتخضع الجهات المقدمة للخدمات للتقييم والضمانات التعاقدية والتقنية اللازمة.

6. مشاركة البيانات والإفصاح عنها

لا تبيع الجمعية البيانات الشخصية. ويجوز عند الضرورة وبمسوغ نظامي مشاركة بيانات محدودة مع مقدمي الاستضافة والصيانة وإدارة العضوية والفعاليات والدفع والاتصالات، والمحكمين العلميين المخولين، والجهات المختصة. ويقتصر الوصول على الغرض المصرح به مع تطبيق ضوابط السرية والأمن والتعاقد. ولا تُمنح الجهات الراعية أو الشركاء التجاريون البيانات للتسويق المستقل دون مسوغ نظامي مناسب وموافقة متى كانت مطلوبة.

7. الأبحاث وسرية معلومات المرضى

قد تُعرض الملخصات والأبحاث على اللجان العلمية والمحكمين المخولين. ولا يجوز استخدام النماذج العامة بالموقع لإرسال سجلات مرضى معرّفة أو صور سريرية أو بيانات صحية حساسة. ويتحمل الباحثون مسؤولية إخفاء الهوية والحصول على الموافقات الأخلاقية وموافقة المرضى حيث يلزم. وأي خدمة مخصصة لجمع معلومات صحية معرّفة تتطلب تقييمًا وإشعارًا وضمانات إضافية مناسبة.

8. الدليل المهني العام

إذا وفرت الجمعية دليلًا مهنيًا عامًا، فلا يُنشر إلا ما تحدده من بيانات مهنية بمسوغ نظامي مناسب، مع إتاحة طلب التصحيح أو التحديث أو الإزالة وفق المتطلبات المطبقة. ولا يسري هذا القسم إلا عند تشغيل هذه الخدمة.

9. ملفات الارتباط والتحليلات

قد يستخدم الموقع ملفات ارتباط ضرورية للتشغيل والأمن، وملفات اختيارية للتفضيلات أو التحليلات إذا فُعّلت. وتُستخدم الملفات غير الضرورية بعد الحصول على الموافقة المناسبة حيث يتطلب النظام ذلك. وتوضح الجمعية الجهات المقدمة والأغراض ومدد الاحتفاظ الفعلية من خلال إشعار ملفات الارتباط أو أدوات الموقع، ويمكن للمستخدم إدارة خياراته عبر الأدوات المتاحة أو إعدادات المتصفح.

10. أمن المعلومات والحوادث

تطبق الجمعية ضوابط تقنية وتنظيمية تتناسب مع طبيعة البيانات، بما في ذلك تقييد الصلاحيات والمصادقة الآمنة والتشفير عند الاقتضاء والمراقبة والنسخ الاحتياطي والتزامات السرية. ولا يمكن ضمان الأمان المطلق لأي خدمة إلكترونية. وتقيّم الجمعية حوادث البيانات الشخصية وتُبلغ الجهة المختصة والأفراد المتأثرين متى أوجب النظام ذلك.

11. الاحتفاظ والإتلاف

تُحفظ البيانات للمدة اللازمة لتحقيق الغرض أو للمدة الأطول التي يوجبها أو يجيزها النظام. وتوثق الجمعية مدد الاحتفاظ أو معايير تحديدها لملفات العضوية والحضور والملخصات والمعاملات المالية والاستفسارات والاشتراكات والسجلات الأمنية. وبعد انتهاء المدة تُتلف البيانات أو تُزال هويتها بصورة آمنة ما لم يستمر مسوغ الاحتفاظ، مع إخضاع النسخ الاحتياطية لجدول إتلاف منضبط.

12. حقوق أصحاب البيانات

وفق الشروط والاستثناءات النظامية، يحق لصاحب البيانات العلم بالمعالجة والوصول إلى بياناته والحصول على نسخة واضحة ومقروءة وطلب التصحيح أو الإكمال أو التحديث وطلب الإتلاف في الحالات المقررة وسحب الموافقة إذا كانت أساس المعالجة. تُرسل الطلبات إلى Admin@saudispine.org، ويجوز التحقق من هوية مقدم الطلب، وتلتزم الجمعية بالرد ضمن المدد النظامية وبيان سبب الرفض إن وجد.

13. الشكاوى

تُرسل الاستفسارات والشكاوى المتعلقة بالخصوصية إلى Admin@saudispine.org. كما يجوز تقديم شكوى إلى الجهة السعودية المختصة بحماية البيانات الشخصية وفق الإجراءات المطبقة، وتتوفر معلومات إضافية عبر https://dgp.sdaia.gov.sa.

14. الروابط الخارجية وخصوصية الأطفال

قد تكون للمواقع والمنصات الخارجية سياسات خصوصية مستقلة ويُنصح بمراجعتها. ولا يستهدف الموقع العام الأطفال على وجه الخصوص، وعند معالجة بيانات الأطفال في نشاط محدد تطبق الجمعية الضمانات المطلوبة وتستحصل موافقة ولي الأمر متى أوجب النظام ذلك.

15. التعديلات والتواصل

تُراجع هذه السياسة سنويًا على الأقل وعند تغير الخدمات أو المعالجة أو المتطلبات النظامية بصورة جوهرية. وتُنشر النسخة السارية وتاريخ نفاذها على saudispine.org مع تقديم الإشعارات المطلوبة نظامًا. للتواصل: الجمعية السعودية للعمود الفقري، Admin@saudispine.org